Jak český tým dostal produktová data pod kontrolu

TZMO Czech Republic s.r.o. je součástí mezinárodní skupiny TZMO Group s centrálou v Polsku. Na českém trhu prodává již vice než 20 let hygienické, kosmetické a zdravotnické produkty. U posledního zmiňovaného jde o regulovaný obor, kde změny v nabídce musí odpovídat legislativě a každá úprava se musí dát zpětně doložit.

Výchozí situace

Hlavní produktová data za celou skupinu jsou vedena centrálně, ve společném systému skupiny. Český tým, který odpovídá za prodej na lokálním trhu, k těmto datům neměl přímý přístup.

Informace potřebné k práci s produkty dostával nepřímo. Parametry, podklady i upozornění na plánované a provedené změny v nabídce přicházely v PDF souborech, e-mailem a v různých dílčích prezentacích či přehledech. Sestavit si ucelený a aktuální obrázek o jednom produktu znamenalo poskládat ho z několika zdrojů a ověřit, která informace je ještě platná.

Pro regulovaný segment zdravotnických produktů to představovalo nejen provozní zátěž, ale i riziko. Změny produktů musí probíhat kontrolovaně a být dohledatelné, a to se v rozptýlené e-mailové komunikaci zajišťuje velmi obtížně.

Cíl projektu

Cílem bylo dát českému týmu jeden zdroj pravdy o produktech: katalog, do kterého uvidí strukturovaně, kam se budou data z centrály přebírat automatizovaně a kde si tým bude moci sám spravovat údaje specifické pro český trh. Součástí zadání bylo i to, aby se změny nad produkty daly evidovat a řídit v souladu s požadavky regulovaného trhu.

Jak jsme to vyřešili

Produktový katalog WisePorter dnes přebírá domluvená produktová data z centrálního systému skupiny automaticky. Český tým je má přehledně uspořádaná na jednom místě, bez čekání na to, až mu je někdo přepošle. Nad těmito daty si doplňuje informace pro český trh: marketingový obsah, popisky, fotografie a další související dokumenty a přílohy.

Změny nad produkty se evidují přímo v katalogu, takže probíhají řízeně a dají se zpětně dohledat. Role a oprávnění odpovídají tomu, jak tým reálně pracuje, od produktového managementu přes kvalitu a finance až po náhledový přístup.

Stejný katalog navíc umožňuje sdílet produktová data i s externími partnery. Ti mají v katalogu zúžená oprávnění, ale pracují nad stejnými daty jako interní tým, takže se nic nemusí nikam kopírovat ani přeposílat. Všichni se dívají na jeden a tentýž zdroj. 

Co se změnilo

Český tým nahradil dohledávání informací v e-mailech a PDF souborech jedním přehledným místem. Centrální data skupiny vidí strukturovaně, doplňuje k nim údaje pro český trh a změny produktů eviduje dohledatelně, tak jak to regulovaný obor vyžaduje.

Vznikl tím jeden zdroj pravdy o produktech, na který je možné v dalších fázích napojit navazující systémy.

Díky platformě WisePorter máme konečně jeden zdroj pravdy o produktech. V týmu nám tak odpadlo zdlouhavé dohledávání podkladů v e-mailech a na sdílených discích. Tento nástroj nám šetří čas i práci a výrazně zefektivňuje každodenní produktivitu kolegů napříč celou firmou. Věříme také, že kvalitní a snadno dostupná data se pozitivně odrazí na samotných prodejích.
Tomáš Kovářík, Marketing & E-commerce Director, TZMO Czech Republic