Případová studie: WisePorter pro e-commerce klienta

Tato případová studie popisuje probíhající projekt. Identitu klienta, stejně jako některé detaily o projektu, musíme prozatím držet v tajnosti. Nepochybujte o tom, že se rádi pochlubíme, jakmile to bude možné. 

Pro tuto případovou studii jsme vybrali tři konkrétní problémy původního řešení, které klient identifikoval v předprojektové analýze, a popsali jsme, jak jsou tyto problémy vyřešeny pomocí WisePorteru.

Klient a jeho zázemí

Klientem je jedna z největších českých e-commerce firem, která vlastní několik e-shopů a prodává zboží maloobchodním i velkoobchodním zákazníkům. Ke zboží poskytuje základní služby, jako je doprava, servis, nebo montáž. Zboží je dodáváno kombinací vlastních skladových zásob a přímých dodávek od subdodavatelů (dropshipping). 

Nákupčí definuje pravidla a stanovuje požadovanou marži. Na základě toho WisePorter rozhodne, zda má pokrýt objednávku koncového zákazníka raději z vlastního skladu, nebo přímým nákupem od některého dodavatele. Chytrý produktový katalog WisePorter vezme přitom v úvahu jak finanční náklady každé možnosti, tak třeba rychlost dodání, nebo jakýkoliv jiný parametr, který nákupčí ve svých pravidlech zohlední.

Aby toho nebylo málo, tak velká část zboží podléhá silnému vlivu sezónnosti (léto, zima, Vánoce atp.). Zboží se obchoduje i na zahraničních trzích, takže do hry vstupují jazykové mutace, ceny ve více měnách a možnost nezávislé cenotvorby pro jednotlivé země. To už je slušná porce velmi variabilních dat, se kterými se musí zacházet s pečlivostí! A taková pečlivost si už žádá poměrně slušné IT zázemí, které však klientovi chybělo. Jak to tak bývá, jeho core byznys je prodávat, ne programovat. 

Klient používá jeden z nejběžnějších českých ERP systémů, ze kterého e-shopy čerpaly data pro prodej. To však dlouhodobě přinášelo problémy se správou produktů, protože ERP systém je z principu zaměřen především na logistiku a účetnictví. Jednotlivé e-shopy běží na několika různých platformách s různými funkčnostmi. Neexistovalo však jedno místo, kde by bylo možné nastavit všechny prodejní parametry produktů a spolehlivě je do jednotlivých e-shopů dostávat. Denní rutina tak představovala zpracování velkého množství excelů a zejména v sezónních špičkách enormní objem ručních zásahů při opravách a přenášení dat mezi systémy.

Práce s parametry produktu

Původní situace klienta

Produkty byly spravovány v ERP, které je ale zaměřené na sklady a účetnictví, ne na prodej. ERP tak neumožňovalo zadat mnohé důležité prodejní parametry – například komerční názvy a texty, HTML formátování, obrázky, SEO nastavení apod. Parametry pro prodej řešil klient částečně v konfiguraci e-shopů a částečně v dalších aplikacích mimo ERP. 

Situace byla komplikovaná i tím, že klient má několik různých e-shopů (pro různé druhy zboží a různá teritoria) – každý na jiné platformě/frameworku. Všechno, co bylo  v ERP, bylo stejné pro všechny e-shopy a nešlo to snadno pro konkrétní e-shop změnit. Naopak to, co v ERP nebylo, bylo zadáváno na úrovni jednotlivých e-shopů – často opakovaně a nekonzistentně.

→ Důsledkem této situace bylo mnoho nekonzistentních zdrojů informací o produktu, složitý proces zadávání a změny produktů, komplikovaná a časově náročná práce uživatelů, chyby v synchronizaci a ve výsledku nepřesné informace pro zákazníky na e-shopu.

→ Původní stav na jedné straně způsoboval, že se zbytečně používaly nepřesné hodnoty (aby bylo možné je zadat jednou univerzálně v ERP a použít na všech e-shopech), a na druhé straně s sebou nesl spoustu zbytečné ruční práce s tím, jak stejnou informaci neobsaženou v ERP zadat pro každý e-shop separátně.

→ Cíl byl proto (na pohled) jednoduchý: všechny informace, které jsou společné napříč prodejními kanály, zadávat jen jednou a snížit tak chybovost. A naopak, informace, které se pro jednotlivé prodejní kanály liší, nastavit tak, aby je uživatelé (správci eshopu) odlišili a mohli s nimi pracovat individuálně.

Víc o tom, k čemu vede používání ERP místo produktového katalogu (PIM) si můžete přečíst v našem článku Proč potřebujeme Chytrý Produktový Katalog?

Jak pomohl WisePorter

Chytrý produktový katalog WisePorter u produktu rozlišuje:

1. produktovou specifikaci – obecný popis produktu a jeho parametrů nezávislý na způsobu prodeje. Typicky rozměry, barva, váha, výrobce, …
2. produktovou nabídku – parametry produktu vztažené k jeho prodeji, typicky textace, obrázky, SEO nastavení, prodejní ceny a akce, dostupné způsoby dopravy nebo lokálních služeb apod.

→ Díky tomu produkťáci mohou zadávat společné jen jednou, a kanálově specifické tak jemně, jak potřebují. Práce s produktovou bází je efektivnější a prodej je přesněji cílený.

Využíváme kategorizaci produktů. Parametry společné pro celou kategorii produktů stačí definovat pouze jednou, na všechny produkty v kategorii se přenesou automaticky. Kategorie produktů tvoří hierarchii (vytvořenou přesně podle potřeb klienta) a parametry je možné přidávat nebo měnit na kterékoli úrovni této hierarchie. 

Také pracujeme s variantami produktů. Pokud existuje např. produktová řada s více možnostmi podle barvy, rozměru nebo jiného kritéria, definují se společné parametry pouze jednou a na variantě se upřesní pouze to, co je pro ni jiné.

→ Díky tomu produkťáci mohou produkty popisovat velmi přesně, pouze s parametry, které k nim patří. Data mají vysokou kvalitu, protože jedna věc je zadávána pouze jednou, kontrolovaně, s číselníky a validacemi, v jasné struktuře. Práce je rychlejší a výsledek obsahuje méně chyb.

Produkt tak má bohatou strukturu základních parametrů, obrázků, klasických i HTML textů, vazeb na jiné produkty, dostupných služeb, možností vytvářet balíčky a sety apod.

→ Provozovatel e-shopu má díky tomu k dispozici bohatou paletu možností, kterými může nabídku maximálně přiblížit zákazníkovi.

→ Budoucí expanze na nový trh, nebo nahrazení používaného e-shop řešení nějakým jiným, je relativně jednoduchá záležitost, protože všechny e-shopy čerpají produktová data z jednoho centrálního zdroje pravdy.

Cenotvorba

Původní situace klienta

Toto zná asi každý eshop – máte-li více dodavatelů, musíte pracovat s různě zpracovanými nabídkami. A aby toho nebylo málo, existuje i více možností, jak dané nabídky od dodavatele získáváte:

1. e-mailem od dodavatele,
2. stahujete si je sami z webu dodavatele, 
3. stahujete si je z FTP serveru dodavatele, 
4. dodavatel aktivně volá vaše API.

Nabídka každého dodavatele má jinou strukturu a jinou sémantiku. Interpretace ceny se mezi dodavateli velmi liší – někdy jsou ceny včetně dopravy, jindy bez, někdy včetně bonusů a slev a takto můžeme pokračovat ještě dlouho.

Cena z nabídky dodavatele často není skutečný náklad provozovatele e-shopu – nezahrnuje například množstevní slevy, kurzová vyrovnání apod.

→ Klient tak potřebuje enormní množství excelových tabulek a ruční práce aby spočítal, jaký je vlastně jeho náklad při využití nabídky konkrétního dodavatele.

→ Důsledkem je chybovost, náklady na lidi, pomalá reakce na změnu ceny a nepřesná cenotvorba, kdy se prodává zbytečně draho nebo naopak zbytečně levně.

→ Je nesnadné porovnat nabídky dodavatelů a vybrat nejvhodnější nabídku pro nákup.→ Bez přesné znalosti nákladové ceny není možné správně stanovit prodejní cenu a udržet požadovanou marži.

Jak pomohl WisePorter

Chytrý produktový katalog WisePorter za vás automaticky stahuje cenové nabídky od dodavatelů. Navíc na ně lze navázat cenová pravidla, která automaticky počítají nákladové ceny, marži, profitabilitu, výhodnost daného dodavatele podle různých kritérií a podobně. Pravidla lze pro různé dodavatele nastavit různě a zohlednit tak specifika nabídek daného dodavatele.

→ Výsledkem celého procesu importu nabídek je potom standardizovaná nákladová cena, která umožňuje přímé porovnávání nabídek napříč dodavateli a také napříč různými způsoby dodání (vlastní sklad versus dropshipping). To umožňuje malé skupině nákupčích jednoduše rozhodovat o obrovském rozsahu nákupu zboží pro prodej.

Na základě nákupní ceny a cenových pravidel se automaticky kalkulují prodejní ceny pro jednotlivé prodejní kanály, opět s průběžným hlídáním marže, profitability či prostoru pro slevu.

→ Za pomoci automatizace Chytrého produktového katalogu má produktový manažer po nákupní i prodejní stránce k dispozici systém, který za něj řeší rutinu. Zároveň ho ale podle definovaných pravidel okamžitě upozorní na nestandardní situace, které vyžadují jeho kontrolu nebo zásah.

→ Cenová pravidla jsou přímo nastavována produktovými manažery a změny cenotvorby nevyžadují zapojení programátorů. Obchodní tým tak má neomezený prostor pro ladění cenové strategie. 

→ Díky této automatizaci klient ušetří měsíčně cca 600 člověkohodin práce, kterou v minulosti vyžadovala manuální kontrola nových nabídek a neustálé přepočítávání excelových tabulek s cenami.

Skladovost

Původní situace klienta

Kromě cen posílají dodavatelé i stavy skladů. Stav skladu se mění velmi rychle. Pokud se aktualizovaná informace nedostane do e-shopů automaticky, stává se, že provozovatel e-shopu prodá svému klientovi něco, co už není schopen dropshippingem dodat (nebo dodat za uvedenou cenu).

→ Důsledkem je poškozená reputace u zákazníků a vlastní finanční ztráty způsobené nesprávným nastavením cen.

Jak pomohl WisePorter

Automaticky lze stahovat skladové dostupnosti od dodavatelů a stavy interních skladů. Dostupnost zobrazená na e-shopech i nabízená prodejní cena zboží okamžitě reflektují aktuální dostupnost zboží ve skladech.

→ Nedochází tak k situacím, kdy by klient podle informace na e-shopu objednal zboží, které už není dostupné. 

→ Je možné na stav zboží na skladě navázat například automatické ukončení promo akce nebo navýšit cenu při nízkém stavu zásob.

→ Jednotlivé sklady jsou evidovány samostatně. Díky tomu je možné mít v různých zemích odlišné ceny v závislosti na lokální dostupnosti zboží.