Evoluce potřeb eCommerce firem: Od excelu k PIM systému

Úvod

S růstem eCommerce firmy se její potřeby mění – co stačí na začátku, už po čase nemusí být dostačující. Nově založená firma začíná s jednoduchými nástroji, například excelovskou tabulkou na správu produktů nebo základním účetním systémem. Jak ale přibývá objednávek a rozšiřuje se nabídka produktů, firma potřebuje spolehlivější a efektivnější nástroje, které dokážou lépe zvládnout větší objemy dat i složitější procesy.

Pochopení této postupné evoluce – od jednoduchého eShopu až po centrální správu produktů – je zásadní pro správné načasování investic do nových systémů, jako je právě PIM (Product Information Management). Pojďme se podívat na typickou cestu, kterou eCommerce společnosti procházejí ve svém vývoji.

Fáze I: „Rychle na trh“

Nově vzniklá eCommerce firma potřebuje především začít co nejrychleji prodávat. V této počáteční fázi firma obvykle používá jednoduchý eShop, často s využitím předpřipravené šablony. Má pouze několik zaměstnanců a jednoduché procesy. Většina volných financí je investována do zboží, s minimem prostředků na další investice.

V tomto stadiu na správu produktů běžně stačí excelovská tabulka. Účetnictví a objednávky jsou také často spravovány pomocí jednoduchých nástrojů. Toto řešení je dostačující pro malý objem produktů a objednávek, ale s růstem firmy začíná narážet na své limity.

Fáze II: „Daří se nám, potřebujeme nějaký systém“

Když se prodejci daří a obraty rostou, nastává potřeba strukturovanějšího přístupu ke správě dat a procesů. V této fázi si společnost často pořizuje ERP systém, většinou menší a jednodušší variantu, která nezatíží rozpočet. Produkty se začínají spravovat na dvou místech: v ERP a na webu. Funkce a výhody ERP systému jsme si již podrobněji vysvětlili v předchozím díle. 

Na začátku tento systém správy funguje relativně jednoduše. V ERP se nastaví základní údaje o produktech, jako jsou názvy, kódy, ceny a skladová dostupnost. Tyto informace se pak ručně zadávají do eShopu. Tento manuální proces může být časově náročný, ale při menším objemu produktů a objednávek je ještě zvládnutelný.

S rostoucím počtem produktů a objednávek je však tento proces stále náročnější a častěji se objevují chyby v zadávání dat. V této chvíli začíná firma zvažovat integraci mezi ERP a webem. Ta zajistí propis produktů z ERP na weby automaticky. ERP tedy obstará automatické propsání základních dat (například název, ceny a skladové zásoby) na web, pracovníci se pak postarají o doplnění detailnějších informací, jako jsou popisky nebo fotky.

Místo investic do automatizace ale v této fázi firma často upřednostní procesy, které přinesou rychlejší návratnost, jako je například zalistování produktů na nových prodejních kanálech (marketplaces), vylepšení SEO (optimalizace pro vyhledávání), nebo expanze do zahraničí. Tyto kroky jí pomohou získat nové zákazníky a zvýšit tržby.

Pokud firma nemá velké množství produktů nebo používá jen jeden prodejní kanál, tyto procesy můžou fungovat poměrně dlouho, aniž by způsobovali výrazné problémy. Firma postupně najímá další lidi na správu katalogů a řešení objednávek, i když se časem začnou objevovat chyby kvůli nesprávným či neaktuálním datům. Tyto problémy ale nepůsobí zásadní potíže, které by firmu donutily situaci okamžitě řešit.

Fáze III: „Potřebujeme centrální správu produktů“

Firma expanduje – rozšiřuje své portfólio, začíná prodávat v zahraničí nebo nabízí zboží i firmám (B2B) – a správa produktových informací se stává mnohem složitější. To vede k vyšším nákladům a také k častějším chybám, což může zvýšit počet vrácených a zrušených objednávek. V této fázi vzniká akutní potřeba centrální správy produktů na jednom místě pro všechny kanály.

Jak to řešit? Existuje několik možností, ale každá má své výhody i nevýhody:

1. Řešení ERP systému 

Ideální by bylo, kdyby ERP systém zvládl spravovat všechny informace o produktech. Bohužel většina ERP systémů nemá všechny funkce potřebné pro správu produktů na různých prodejních kanálech. Z tohoto důvodu se někteří poskytovatelé ERP systémů zaměřují na spolupráci s PIM systémy, které umožňují přenost dat mezi ERP a PIM. Některé větší ERP systémy dokonce nabízejí speciální moduly pro eCommerce, ale ty jsou často nákladné.

2. Zakázkový vývoj v ERP

Firma může také pověřit systémového integrátora, aby potřebné funkce pro produkty dodělal přímo v ERP. Toto řešení ale může být opět drahé a vyžaduje zkušeného partnera, aby nové funkce zůstaly kompatibilní s budoucími verzemi ERP. Pokud se podaří najít správného integrátora, může to být dobré řešení, ale investice bývá vysoká.

3. Vlastní software mimo ERP

Firma může vytvořit vlastní software mimo ERP, který by se staral o data o produktech a komunikoval s ERP. Toto řešení je často levnější a usnadňuje aktualizace ERP, ale bývá náročné na IT zdroje a čas. Malé a střední firmy zpravidla nemají kapacity ani zkušenosti pro vývoj vlastního softwaru, takže projekt se může protáhnout a prodražit.

4. Nákup specializovaného PIM systému

Další možností je pořídit specializovaný PIM systém (Product Information Management), který je vytvořený přímo pro správu produktových informací. PIM si automaticky načítá data z ERP, a firma může přidat další informace o produktech, které ERP nezvládá (např. podrobné popisy, marketingové texty, fotky, data pro různé trhy atd.). PIM pak tato data přenáší do všech prodejních kanálů, takže jsou vždy aktuální. Všichni uživatelé mají jeden systém, ve kterém mohou efektivně pracovat, což snižuje chyby a šetří čas.

Proč PIM systém?

PIM se stává atraktivním řešením z několika důvodů. Je specializovaný přesně na to, co v ERP chybí – správu informací o produktech. Automaticky načítá data z ERP a umožňuje je doplnit o další potřebné informace. Poskytuje chytré nástroje a automatizace pro efektivní správu produktových dat.

Významnou výhodou PIM je možnost centrální distribuce dat do různých prodejních kanálů. Tím se snižuje riziko nekonzistencí v datech a zvyšuje se efektivita práce. Pro firmy s širokým produktovým portfoliem a multi-channel strategií se PIM stává neocenitelným nástrojem.

Co zvážit před zavedením PIM systému?

Před zavedením PIM systému je důležité zvážit několik klíčových faktorů. Hlavní výzvou bývá potřeba vytvořit integrace mezi PIM a stávajícím ERP systémem, stejně jako mezi PIM a jednotlivými prodejními kanály. Počítejte tedy s nutností vytvoření softwarového projektu, který vyžaduje pečlivé plánování a čas na realizaci.

Přestože je tento typ projektu méně náročný než u ostatních variant, stále vyžaduje čas a investice. Kvalitní poskytovatelé PIM systémů, jako je WisePorter, se snaží usnadnit tento proces pomocí už připravených konektorů, které snižují náklady a rizika spojená s vývojem. 

Závěr 

Vývoj eCommerce firmy od počáteční fáze jednoduchých nástrojů až po pokročilé systémy, jako je PIM, ilustruje důležitost správného načasování a investic do technologií. Na začátku může firma zvládat své procesy pomocí základních řešení, ale jakmile se objem produktů a objednávek zvýší, roste i potřeba spolehlivějších nástrojů.

Implementace ERP systému nebo přechod na centrální správu produktových dat pomocí PIM systému pomáhá firmám lépe řídit komplexitu svých operací a minimalizovat chyby. Správný výběr a zavedení těchto systémů může znamenat rozdíl mezi úspěšnou expanzí a stagnací. Pro firmy je klíčové vyhodnotit své aktuální potřeby a budoucí růstové plány, aby mohly zvolit řešení, které zajistí jejich dlouhodobou efektivitu a konkurenceschopnost.

Chcete snížit chyby v zadávání dat a zjednodušit proces distribuce produktových informací napříč všemi kanály? WisePorter vám nabídne flexibilní a jednoduché řešení na vaše strasti a zajistí tak spokojenost vašich zákazníků. Posuňte svůj business od operativy ke strategii a vyzkoušejte DEMO verzi zdarma!